COMO FUNCIONA A FERRAMENTA DE

ASSEMBLEIA VIRTUAL?

A ferramenta de Assembleia Virtual é uma possiblidade de votação, onde o síndico realiza a gestão das assembleias por meio da nossa plataforma online, de forma mais organizada e interativa, permitindo que os condôminos possam levantar as suas dúvidas, participando dos comentários internos que estarão disponíveis, bem como a possibilidade de efetuar votação das pautas, de qualquer local e em qualquer hora. O recurso possibilita ainda que o condômino participe apenas da votação online e cadastre um outorgado responsável por levar ao Síndico o seu voto, de forma que seja contabilizado mesmo quando não houver possibilidade de comparecer pessoalmente na reunião.

O intuito é permitir que as discussões que surgem durante a assembleia presencial possam ser debatidas antecipadamente, possibilitando que a decisão final das pautas levantadas sejam mais assertivas e satisfatórias para todos, de forma que os condôminos possam participar efetivamente das decisões do condomínio.

COMO O SÍNDICO UTILIZA ESSE RECURSO?

Para iniciar o uso da ferramenta, acesse https://www.ancoracondominios.com.br/ digite seu e-mail na área do condômino (e-mail vinculado ao contato de responsável legal. Após efetuar o acesso, busque no menu lateral pela opção 'Assembleias'. (A criação das assembleias estará disponível apenas via Web, todavia os moradores podem votar pelo App).

Se este é seu primeiro acesso, você já terá disponível na tela principal a opção para cadastro da sua primeira assembleia. Clicando em 'Criar assembleia' será possível cadastrar assembleias do tipo Ordinária, Extraordinária ou apenas uma reunião informal, sendo assim, o recurso poderá ser utilizado sempre que houver necessidade de pautar algum assunto de interesse do condomínio, mesmo que este seja gerado para discutir assuntos de menos relevância.

No processo de criação você deve determinar o tipo de assembleia, data, horário e local onde irá ocorrer a apuração dos votos. (A data e horário atribuídos também serão utilizados como base para encerramento automático das votações vinculadas).

Marcando a opção 'Gerar convocação', será gerada uma notificação via e-mail informando sobre a nova assembleia com o respectivo prazo para participação. Caso você vá notificar os condôminos no momento do cadastro, é indicado que você já crie também a pauta, clicando na opção 'Criar votação +', que estará localizada logo ao lado, no painel direito da tela: 

*Clique nas imagens para ver as animações (símbolo do “Play”).

A notificação padrão direcionada por e-mail para informar os condôminos sobre a assembleia terá o seguinte modelo:

COMO GERENCIAR AS VOTAÇÕES?

As pautas também podem ser vinculadas após o agendamento da assembleia, sendo permitido o vínculo de uma assembleia com mais de uma pauta, se assim for necessário.

 

Para cadastrar pautas adicionais, acesse o menu principal e na aba 'Outras votações' selecione o campo 'Criar votação +':

Você deverá informar o título para divulgação da pauta e preencher os detalhes da votação que irá ocorrer, inserindo as informações conforme desejado para melhor descrever o que será discutido. Para que a pauta também seja divulgada, marque o campo 'Notificar os condôminos por e-mail'.

em 'Opções de voto' determine quais serão as opções disponíveis para seleção no momento da votação. O padrão poderá ser adaptado de acordo com sua necessidade:

O exemplo utilizado a seguir é valido apenas para demonstrar o funcionamento da ferramenta. O ideal é que tanto a convocação, quanto a pauta vinculada sejam devidamente estruturadas de forma que os condôminos compreendam de forma clara a proposta da assembleia:

Também é possível cadastrar votações de forma avulsa, sem que haja a necessidade de vínculo com uma assembleia, assim a função de votos também poderá ser utilizada para levantar discussões sobre qualquer assunto que seja de interesse do condomínio.

As votações avulsas estarão sempre localizadas em 'Outras votações' no topo da tela, onde você terá opções adicionais de configuração para o item, como: Bloquear a votação ou Tornar pauta de alguma assembleia já existente. 

COMO OBTER OS DOCUMENTOS?

PARA CUMPRIMENTO DOS REQUISITOS LEGAIS DE UMA ASSEMBLEIA? (PARECER PARCIAL, ATA E APURAÇÃO DOS VOTOS).

É necessário destacar que as informações obtidas através dessa ferramenta serão complementares a assembleia presencial. As informações coletadas através das assembleias virtuais possuem validade jurídica, mas o ideal é que o Síndico busque confirmar com antecedência se o cartório da região aceitará realizar o registro do documento emitido através da Web.

Em tempos de coronavírus, o síndico pode realizar a assembleia virtual e pedir que os moradores imprimam seu voto e posteriormente assinem a lista de presença, para anexar à ata.

Através da ferramenta será possível obter os seguintes documentos para facilitar a organização da convocação:

  • Imprimir Formulário de votação: Opção é destinada a impressão do formulário dos outorgados (Representantes previamente cadastrados, responsáveis por validar o voto de condôminos que não possam comparecer presencialmente na assembleia). Nessa opção, devem ser preenchidos os dados da pessoa que irá representar o condômino quando não for possível comparecer na assembleia. O condômino pode posteriormente computar seu voto e emitir o formulário com o voto, autorizando que seja representado pelo proxy.


 

  • Imprimir Parecer: O parecer é destinado a contabilizar parcialmente os votos com maior popularidade entre as opções disponibilizadas para voto. O nível de aprovação irá considerar a quantidade de votos que mais foram favoritados, sendo limitado a exibição dos 5 principais votos de cada opção, com suas respectivas justificativas.

  • Imprimir Protocolo: Essa opção pode ser utilizada para impressão do protocolo de confirmação do recebimento do Edital de Convocação Impresso. O documento pode ser gerado com diferentes filtros, permitindo que seja possível ajustar e emitir com a relação dos condôminos que realmente irão participar

  • Criar Ata: Você poderá por fim, criar e imprimir a Ata da Assembleia, que irá conter os detalhes da pauta, voto vencedor, dados do condomínio e campo de assinatura para que os responsáveis legais possam legitimar os votos computados na assembleia.

O acesso a apuração dos votos poderá ser feito a qualquer momento, durante ou após o encerramento da assembleia. Basta acessar a aba 'Próximas assembleias' e no menu lateral da assembleia desejada, clicar em 'Apuração' para emitir o relatório com a relação dos votos computados. 

COMO EXCLUIR UMA ASSEMBLEIA OU PAUTA CADASTRADA?

Para excluir ou editar as pautas geradas, acesse a aba 'Outras votações', localize o item e expanda as configurações da pauta:

A exclusão ou edição da assembleia também poderá ser feita através da aba 'Próximas assembleias' seguindo o mesmo processo:

IMPORTANTE: As assembleias só poderão ser excluídas caso ainda não existam votos computados para a pauta vinculada, assim como a pauta também só poderá ser excluída se ainda não ocorreu nenhum voto.

 

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